Cuánto tiempo guardar cada cosa, y cómo hacer que se borre sola
Guardar todo indefinidamente parece prudente y no lo es: encarece, complica la búsqueda y, con datos personales, incumple.
Guardarlo todo es una decisión
La conservación indefinida se presenta a menudo como prudencia: por si acaso. Pero es una decisión con consecuencias medibles: cuesta almacenamiento, dificulta encontrar lo que importa, aumenta lo que hay que revisar ante un requerimiento y, cuando hay datos personales, contradice el principio de limitación del plazo de conservación.
Decidir cuánto se guarda cada cosa no es tirar información: es dejar de acumularla sin criterio.
Cómo se fija un plazo
- Agrupe por tipo de documento, no por departamento ni por año.
- Pregunte a quien corresponda el plazo aplicable a cada tipo: asesoría fiscal, laboral o jurídica.
- Anote de dónde sale cada plazo. Un plazo sin origen se discute cada vez.
- Defina el punto de inicio: desde la creación, desde el cierre del expediente, desde el fin de la relación.
- Decida qué ocurre al vencer: borrado, anonimización o archivo histórico.
- Revise la tabla una vez al año.
Los tres destinos posibles
| Destino | Cuándo procede | Qué exige |
|---|---|---|
| Borrado | El documento ya no es necesario | Que sea efectivo, también en copias |
| Anonimización | Interesa el dato agregado, no la persona | Que no permita reidentificar |
| Archivo histórico | Valor documental a largo plazo | Base jurídica que lo ampare |
| Bloqueo | Hay un litigio o requerimiento | Suspender el borrado mientras dure |
El borrado tiene que alcanzar a las copias
Borrar el documento del sistema principal y dejarlo en las copias de seguridad, en el correo de tres personas y en una carpeta compartida no es borrar. Al definir la política hay que inventariar dónde acaban viviendo los documentos, que casi siempre son más sitios de los previstos.
- El sistema principal y sus papeleras.
- Las copias de seguridad, con su propio ciclo de rotación.
- Los buzones de correo, donde viven adjuntos olvidados.
- Las carpetas compartidas y los equipos personales.
- Los sistemas de terceros a los que se envió el documento.
La suspensión por litigio
Cuando existe un procedimiento en curso o un requerimiento, el borrado programado debe poder suspenderse de forma selectiva y documentada. Una política de retención sin ese mecanismo puede destruir precisamente lo que había que conservar, y hacerlo automáticamente no es una atenuante.
