Versiones de un documento: quién manda cuando hay tres archivos
«Informe_final_v3_REVISADO_bueno.docx» no es un problema informático. Es la señal de que nadie decidió quién manda.
Por qué se multiplican las copias
«Informe_final_v3_REVISADO_bueno.docx» aparece siempre por el mismo motivo: dos personas necesitaban trabajar sobre el mismo texto y no había una regla sobre quién manda. El sufijo es un síntoma, no la enfermedad.
Mientras esa regla no exista, cualquier herramienta acabará reproduciendo el desorden con una interfaz mejor.
Versión, copia y borrador
| Qué es | Cómo se trata | |
|---|---|---|
| Versión | Un estado sucesivo del mismo documento | Historial, con fecha y autor |
| Copia | Un duplicado que vive por su cuenta | Evitar; si hace falta, decir por qué |
| Borrador | Trabajo en curso no publicable | Espacio separado del documento vigente |
| Derivado | Documento nuevo basado en otro | Nombre propio y enlace al origen |
Las cuatro reglas que resuelven la mayoría de los casos
- Un único documento vigente, en un solo sitio, y todos los enlaces apuntan ahí.
- Un responsable por documento, que es quien decide qué entra.
- Las aportaciones se hacen sobre el documento, no enviando copias por correo.
- Las versiones anteriores se conservan en el historial, no en ficheros paralelos.
Qué debe registrar el historial
- Quién hizo el cambio y cuándo.
- Qué cambió, idealmente visible sin abrir dos archivos.
- Un comentario breve del autor sobre el porqué del cambio.
- La posibilidad de volver a un estado anterior sin perder lo posterior.
- Una marca clara de cuál es la versión vigente.
Documentos que salen fuera
El control funciona mientras el documento vive dentro. En cuanto se envía una copia a alguien externo, esa copia deja de estar controlada. Conviene asumirlo y actuar en consecuencia: enviar en un formato no editable cuando sólo hay que leerlo, incluir la fecha de la versión dentro del propio documento y no en el nombre del fichero, y saber a quién se envió qué.
Cuánto historial conservar
Guardar todas las versiones para siempre tiene un coste y, cuando el documento contiene datos personales, un problema de cumplimiento. Conviene fijar cuánto historial se conserva por tipo de documento, con el mismo criterio con que se fija el plazo del documento en sí.
